التقارير الإدارية هي وسيلة للتواصل؛ لذلك فهي ذات أهمية كبيرة كأداة فعالة توفر العديد من الخدمات الإدارية كما أنه يساعد على نقل ملخص دقيق وصورة واضحة عن البيئة الداخلية للمؤسسة وتتضمن التقارير عدة أنواع، بما في ذلك التقرير الإداري، مع وجود مشكلة أو موضوع محدد يتضمن هذا التقرير تحليلاً واقعياً ومنطقيًا ومجموعة من الاقتراحات والتوجيهات بناءً على نتائج التحليل.
ويشارك التقرير الإداري في المساهمة في تقديم صورة واضحة للمؤسسة وذلك عن طريق تقديم المعلومات إلى المتلقين حول واقع المنشأة، مثل تقديم تقرير إداري حول مشروع معين، فقد يشمل هذا التقرير الإنجازات للمشروع، أو المخاطر التي قد يتعرض لها، والطرق المناسبة للحد منها.
نموذج تقرير إداري
يتضمن نموذج التقرير الإداري بشكل عام مجموعة من المكونات والأجزاء الأساسية وهي:
- ملخص تنفيذي: بيان مكتوب في التقرير الإداري الأول، يهدف إلى توضيح طبيعة التقرير وتقديم أفكار حول محتوياته ومكوناته.
- المقدمة: وهي الجزء الأول من نموذج التقرير الإداري، بما في ذلك الفكرة الرئيسية للتقرير، وكتابة أهدافه الخاصة، وتمهيد الطريق لموضوعه من خلال إنشاء روابط يمكن للقراء استخدامها.
- التقرير المركزي: هو محتوى التقرير الإداري، والذي يتضمن مجموعة من التوضيحات والخيارات، وهو الخيط المتماسك في بداية التقرير أو نهايته ومن المهم أن يحتوي على مجموعة من العناوين الفرعية والعناوين الرئيسية ويجب أن يكون مكتوب باللغة المناسبة ويجب أن يحتوي على صور أو رسومات أو نماذج تساعد على نقل المعلومات الخاصة وتوضيحها.
- نهاية التقرير: هي نتيجة التقرير الإداري وعند إعداده، يجب عليك الالتزام بالقواعد التالية:
- تجنب استخدام كلمات خاطئة وغير دقيقة، مثل: استخدام كلمة واحدة بشكل متكرر.
- تجنب التدخل في الكلام.
- تجاهل بنية كتابة التقرير فعليك الإنتباه عند إستخدام لغة الكتابة ذات الطبيعة الإيجابية.
- المرفقات: هي المعلومات الإضافية مثل الصور والنتائج والتوصيات والاستنتاجات الواردة في تقرير الإدارة.
خطوات كتابة التقرير الإداري
يعتمد كتابة التقرير الإداري على عدد من الخطوات التالية:
- تحديد موضوع التقرير: هو الحصول على تصريح من الجهة الإدارية لإعداد التقرير الإداري، ومن ثم تحديد موضوع التقرير والأجزاء المرتبطة به.
- تحليل الموضوع: هو النظر في أسباب مشكلة التقرير التي بواقعها تمثل موضوع التقرير، ومحاولة البحث عن المعلومات باستخدام المصادر المناسبة، مثل: الكتب أو الأبحاث أو غيرها.
- إعداد الترتيبات للتقرير: هو تصنيف جميع مكونات وأجزاء التقرير الإداري، بناءً على عدة جوانب، مثل: طول الفترة الزمنية التي يتطلبها التقرير للوصول إلى صيغته النهائية، وتحديد القدرات الفنية والمادية التي تدعم إعداد التقرير.
- كتابة مسودات التقرير: تتضمن المسودة ثلاثة مكونات أساسية:
- المسوّدة الأوليّة: تتضمن الخاتمة، الهيكل، المقدمة، والمحتوى المراد كتابته في التقرير.
- المسودة النهائية هي الصورة النهائية للتقرير الإداري. تتضمن المكونات التالية:
- هيكل التقرير الإداري: يستخدم لمراجعة عنوان التقرير الإداري، حسب قدرته على التعبير عن فكرة التقرير، والمقدمة التي تقدم شرحًا وافياً للأسباب والأهداف التي ساهمت في إعداد التقرير، ومراجعة بنية محتوى التقرير الإداري الذي يحتوي على كتاباته المكتوبة بطريقة متتالية، ويتم التأكد من صحة التقرير عن طريق كتابة نهاية التقرير الإداري بشكل سليم والتأكد من ذلك.
- محتوى التقرير: يستعرض مؤلف التقرير جميع الأفكار والمعلومات والحقائق المكتوبة في نص التقرير، ويحدد مدى استخدام مجموعة من الأدلة أو مدى صحة الاستنتاجات المناسبة، ويدرس طبيعة تفاعل الأفكار أو المعلومات في نص التقرير.
- الجوانب الفنية: هي جميع الجوانب المستخدمة في دراسة أصول الكتابة من حيث قواعد اللغة، والهجاء، وعلامات الترقيم، والجوانب المرتبطة بنموذج نص التقرير الإداري، مثل: جودة الخط المستخدمة، والتباعد بين الخطوط، والجوانب الفنية الأخرى للكتابة الناجحة و تصميم نموذج تقرير الإدارة.
