نتحدث في هذا التقرير عن 5 تطبيقات وأدوات لجدولة الاجتماعات بسهولة ، إذ يمكننا تحقيق أبرز استفادة من الاجتماعات عندما يكون هناك استعداد جيد.
وواحدة من الطرق التي تقوم بمساعدتك على الاستعداد الخاصة للاجتماعات حيث أنها عبارة عن تطبيقات الجدولة، التي تقوم بتسهيل عليك القيام باختيار وقت الاجتماع وتاريخه والعمل على اختصار سلسلة كبيرة من رسائل البريد الإلكتروني غير الهامة.
حيث تسمح لك بتطبيقات جدولة الاجتماعات للمديرين القيام بتحديد الوقت الملائم لعقد الاجتماع وفقًا لكل الحاضرين، حيث أن هناك عدد كبير من الأدوات والتطبيقات التي يكون في إمكانك استعمالها استخدامها لذلك الغرض.
Google Calendar
يعد هذا التطبيق من أهم 5 تطبيقات وأدوات لجدولة الاجتماعات بسهولة ، حيث يعد من أهم تطبيقات جدولة الاجتماعات، ويتسم بـ3 خاتصيات أساسية هي، التكامل، وسهولة الاستعمال، والأدوات المساعدة، كما يقوم بالتمتع التطبيق بقدرة كبيرة على التكامل مع تطبيقات جوجل، ومن أهمها تطبيق البريد الإلكتروني Gmail.
عندما تنشئ موعد اجتماع يكون في الإمكان استعماله من أجل، القيام بتتبع موقف الكل من حضور الاجتماع، ومعرفة موعد حضور الكل، وتنسيق المواعيد النهائية.
كما أن التطبيق يتاح بشكل مجاني لمستعملي أجهزة أندرويد على جوجل بلاي، ولمستعملي أجهزة آيفون وآيباد على آب ستور. كما يوجد منهإصدار للويب.
Rallly
تعتبر Rallly أداة مجانية ورائعة، وصاحبة مصدر مفتوح، تتسم بالبساطة وسهولة الاستعمال بالمقارنة بتطبيقات جدولة الاجتماعات التي توجد في تلك القائمة، حيث تسمح لك Rallly بإنشاء صفحات لاجتماعات أو أحداث رائعة، ومشاركة روابط تلك الأحداث، ومناقشة التفاصيل على صفحة الاجتماع نفسها.
بالإضافة إلى أن هناك جانب غير إيجابي على الإطلاق، في تلك الأداة هو عدم وجود إمكانية إنشاء استطلاعات رأي للتصويت على أجندة الاجتماعات، ولذلك السبب تعتبر مناسبة أكثر للمجموعات الصغيرة.
Doodle
يمتلك تطبيق Doodle، خطة مجانية بالإضافة إلى خدمة مدفوعة، حيث أن الاختيار المجاني عبارة عن اختيار بسيط ويستعمل بشكل رئيسي للأحداث والقيام بإنشاء الاستطلاعات والاستبيانات، بينما الخطة التي تكون مدفوعة تقدم لك الكثير من المميزات مثل:
القيام بالكشف التلقائي عن المناطق الزمنية، والمزامنة مع تقويم جوجل، وOffice 365، وإرسال أوقات الاجتماعات المقترحة والطلب من المستلمين التصويت عليها.
والعمل على السماح لأعضاء فريق العمل بالإشارة إلى التواريخ التي يقومون بتفضيلها لعقد الاجتماع، إلى جوار التواريخ البديلة التي يكون في إمكانهم تحديدها إذا لم تكن هناك اختيارات أخرى متاحة.
Calendly
عندما تعد جدول زمني، سيطلب منك هذا التطبيق أن تضع تفضيلات لفترة زمنية، بعدها يحسب الأوقات التي تكون ملائمة للمستعملين، وعن طريق البريد الإلكتروني.
ويكون في إمكان المستلم اختيار وقت مقابلتك، وبمجرد أن تحدد الوقت، سيُضاف إلى التقويم الذي يخصك، كما يوجد في التطبيق عدد من الميزات الأخرى منها:
القيام بالتكامل مع تقويم جوجل وOffice 365 وiCloud Calendar، كما أن هناك الكشف التلقائي عن موقف الكل من حضور الاجتماع وفق المنطقة الزمنية، وجدولة الاجتماعات الفردية، والقيام تتبع معدلات عدم الحضور إلى كل اجتماع.
كما انه جرى إتاخته بشكل مجاني لمستعملي أجهزة آيفون وآيباد على آب ستور، كما أن هناك إصدار للويب، وإضافة لبراوزر جوجل كروم.
YouCanBook.me
وتعد أداة YouCanBook.me من أهم أدوات جدولة الاجتماعات التي تسمح لمندوبي المبيعات القيام بتحديد مواعيد الاجتماعات مع العملاء.
كما أنها جرى تصميمها بشكل رئيسي لتسهيل علاقات العمل مع العملاء، ومن ثم فإنها تعد اختيارًا رائعًا للشركات والخبراء المستقلين الذين يقومون بتقديم الخدمات المدفوعة للعملاء، إذ أنها تقوم بتوفير الكثير من الخصائص، مثل اكتشاف المناطق الزمنية تلقائيًا عند جدولة اجتماع، وتخصيص التذكيرات للاجتماعات، ومعرفة مدى توفر أعضاء الفريق، وتحديد الأسعار في حالة تقديم خدمة استشارية مدفوعة.
