نتحدث في هذا التقرير عن نظام نظام Zip Code ونبذة عن آلية نظام الترميز، إذ أنه عبارة عن نظام ترميز بريدي جرى تصميمه في في دولة أمريكا؛ حيث يعد مركز توزيع البريد في أمريكا صاحب الفضل في تدشينه ذلك النظام، ومنه انتقل إلى دول العالم، بالإضافة إلى أن مصطلح ZIP يعتبر اختصار للجملة الإنجليزية (Zone Improvement Plan)، المعنية خطة تطوير المناطق.
نظام Zip Code ونبذة عن آلية نظام الترميز
في سنة 1941م جرى طرح مبادرة في مراكز البريد العاملة في دولة أمريكا، بهدف إيجاد آلية تعمل على رفع آلية سير العمل في دائرة البريد عن طريق العمل على تسهيل عملية الفرز وتسريع عملية التوزيع، فكان هو المشروع الأفضل الذي أُقترح هو وضع نظامٍ رقمي مؤلف من 5 أرقام.
تلك الأرقام تعمل على تقسيم المناطق في دولة أمريكا إلى وحدات، وكل وحدة لها رقم تتميز بها عن الأخرى، والطلب من الشخص المرسل بزيادة ذلك الرمز إلى العنوان البريدي يكون للإشارة إلى المنطقة التي يرغب في إيصال البريد لها، وعندما تجمع البريد يجرى فرزه بناءً على تلك الأرقام.
ما سبق يسهل العملية بدلاً من قراءة الوصف الطويل للعناوين، وفي سنة 1983م جرى زيادة 4 أرقامٍ أخرى فيما عرف بامتداد النظام، وعرف أيضًا بـ (ZIP Code+4)، ما أضاف تقسيمًا جديدًا للمناطق ليصير كل رمز بريدي يقوم بتغطية منطقة أضيق، ما منح فائدةً أخرى وزاد من كفاءة عملية الفرز والإيصال للبريد.
ذلك النظام يعتبر من أكثر الأنظمة انتشارًا على مستوى العالم في مجال الأعمال أكثر من المجالات الأخرى، إذ واجهت تلك الإضافة صعوباتٍ كبيرةٍ من المستعملين، واليوم الماسحات الضوئية ساعدت في عملية تسهيل التعامل مع ذلك النظام.
ومن أهم مشكلات وعوائق وعيوب نظام (ZIP Code+4) عدم وجود نظام معين ومعروف للترميز، ففي العادة يجرى زيادة آخر 4 أرقامٍ من رقم صندوق البريد، وفي حالة كون رقم صندوق البريد يقل عن 4 أرقامٍ يجرى “0000” له في ناحية الشمال؛ بحيث يصير عددها 4 أرقام، وذلكجعل لكل طرد بريد رمز بريدي مميز يضاف بشكل يدوي إلى البريد، مثل: PO Box 58001, Washington DC 20037-8001
نبذة عن آلية الترميز وطريقة عملها
يقوم الترميز على أساس آلية منظمة تشبه كثيراً الآلية التي تعتمد في تقسيم الدولة إلى مدن، والمدن إلى أحياء، كما جرى التعبير عن تلك التقسيمات عن طريق 5 أرقامٍ، كل رقم فيها يعرف بالطريقة الآتية: الرقم الأول، يقوم بتمثيل منطقة جغرافية قد تكون ولاية أو أرض جغرافية أوسع من ولاية، أو قد تكون أصغر لكن يتفق على حدودها.
أما بالنسبة للرقمين الثاني والثالث، فهما يمثلان منطقة محددة أو مدينة كبيرة في المنطقة المعروفة في الرقم الأول، أما الرقم الرابع والخامس، فهما يمثلان تقسيمات فرعية للمناطق التي جرى تعريفها في الرقمين الثالث والثاني، ما يعمل على إعطاء تفاصيل أكبر عن المكان.
الأنواع المعتمدة للترميز البريدي ZIP code
الرمز البريدي المميز Unique ZIP code، حيث أنه عبارة عن رقم يجرى إعطاؤه لنقطة محددة، بمقياس حجم البريد الذي يبلغ تلك النقطة، مثلما يحدث في الدوائر الحكومية والجامعات، وهنا حتى يجرى اعتبار ذلك الرمز البريدي مميزاً يجب أن يصل البريد إلى دائرة واحدة في العادة تسمى بالديوان.
بعدها يجرى التوزيع من الدائرة نفسها على الأقسام شرط ألا يتدخل مركز البريد في هذه العملية، وفي حالة إذا تولى مركز البريد التوزيع للأقسام هنا يعد إما صندوق بريد أو رمز بريدي عام، أما بالنسبة للرمز البريد الخاص بصندوق البريد، وهو العنوان الذي يتبع صندوق بريد في منطقة محددة، فيجرى وضع البريد في ذلك الصندوق البريدي، وبالنسبة للرمز البريدي العام، وتلك الحالة التي تمثل نظام الترميز دون تخصيص، وهو الأوسع انتشاراً في التطبيق، مثل، عناوين المحال، والبيوت، وغيرها.
مراكز توزيع البريد
لكل منطقة محددة بالنظام في دولة أمريكا مركز توزيعٍ أساسي واحد، وعدد كبير من المراكز الفرعية، وتكمن وظيفة تلك المراكز في، المراكز الأساسية تعرف بالأرقام الثلاثة الأولى، لكن المراكز الفرعية تعرف بالرقمين الرابع والخامس من نظام الترميز ذاك، وبالنسبة للمركز الأساسي هو حلقة الوصل بين المراكز الفرعية في نفس المنطقة والمراكز الأساسية للمناطق الأخرى، فتصل إليه الرسائل من المراكز الأساسية لمنطقته، والمراكز الأساسية للمناطق الأخرى، ويفرزها ويوزعها.
أما المراكز الأساسية فإنها لا تقوم بتقديم خدمة مباشرة للعملاء، وفي العادة يكون العمل داخلها في الليل، كما أن الخدمات يجرى تقديمها إلى الجمهور من المراكز الفرعية، وبالنسبة للمراكز الفرعية تقوم بإرسال البريد للمركز الرئيس بعد الظهر يوميًا، وهو بدوره يفرزها أثناء تلك الفترة وتسليمها في صباح اليوم التالي.
حقائق حول نظام ZIP code
لم تكن المراحل الأولى لتطبيق النظام قد جرى تعميمها بعد على كل المناطق، بل شملت المدن الكبيرة فقط، ومناطق الضغط الكبير، فكانت البداية تقضي بترميز المناطق برقمين إثنين فقط، ويعد ألبرت مون الأب الروحي لذلك النظام ومخترعه ومدشنه، وهو الذي اعتمد 5 أرقام بدلًا من رقمين لوضع وصف أدق للمناطق.
تمكن النظام في فترة قليلة وقصيرة من تطبيقه من أن يحقق نجاح كبير للغاية، وذلك يرجع إلى سهولة النظام لكل المستعملين سواء العاملين في البريد أو الأشخاص المرسِلين، وفي سنة 1963م جرى تطوير ذلك النظام ليشمل حرفين في البداية يكتبان بشكل كبير Capital letter، ويرمزان إلى المدينة.
صار التعامل به ملزماً للكل لكل المناطق في دولة أمريكا منذ سنة 1967م، وفي هذه الأيام جرى تحويل الرموز البريدية إلى شيفرات يسهل قراءتها عبر أجهزة الماسح الضوئي، كما يعمل على نقل الشيفرات إلى أجهزة حواسيب، وقامت بالمساعدة في عملية فرز وترقيم البريد، ونقل المعلومات بين مراكز البريد المتنوعة وتحليلها، وهذا الذي زاد من تطور عمل مراكز البريد في هذا العصر.
