نتحدث في هذا التقرير عن أرشفة الملفات إلكترونيا إذ أنه يجرى تخزين المعلومات في ذاكرة داخل ما يسمى بالملف في عالم الحوسبة، ونشير هنا إلى أن مصطلح “ملف” بشكل عام، إذ تعرف في بعض الأحيان بـ”أرشفة إلكترونية أو محفوظات إلكترونية”.
أرشفة الملفات إلكترونيا
أما كلمة “أرشيف إلكتروني” فهي تعني ملف معلومات ينقسم إلى حقول وسجلات أي أعمدة وصفوف كما هو الحال في الجداول، وبالنسبة لمصطلح ” مستندات رقمية ” فهي ترمز إلى ملف معلومات لا يحكمه أي معيار تصنيف محدد.
الأرشفة الإلكترونية عملية استعمال الجهات التي سوف تدخل في إطار الدراسات المختصة بتقنيات المعلومات الجديدة المنطقية والمادية في أجهزة الحاسبات والبرمجيات الخاصة بها.
كما أن الأرشفة الإلكترونية تدخل في مجال تقنيات الاتصالات وما يلحق بها، حتى تستطيع أن تؤدي كل المهمات التي كانت تقوم بها، بدلًا من الأرشفة التقليدية، وذلك بغية زيادة السيطرة علي الوثائق وتطوير وسائل إدارتها عن طريق أسس التنظيم المعلوماتي.
في إمكان المستعملين أرشفة الملفات بشكل إلكتروني على أجهزة الحاسوب الخاصة بهم بشرط أن تكون تشتغل وفق نظام تشغيل ويندوز، عن طريق السير وفق الاجراءات التالية:
اضغط الملف أو المجلد الذي تريد أن تقوم بأرشفته، حتى لا يحتل مساحة كبيرة عندما يخزن على القرص عن طريق السير وفق الاجراءات التالية، انتقل إلى الملف الذي تريد أن تؤرشفه وفتحه.
انقر على قائمة (Organize) التي توجد في الشريط العلوي للصفحة، بعدها انقر على اختيار (Properties)، ثم انقر على زر (advanced)، بعدها ضع إشارة في المربع إلى جوار اختيار (folder is ready for archiving)، بعدها يكون في مقدورك أن تضع إشارة في المربع بجانب اختيار (compress contents to save disk space) كخطوة إضافية.
حدد الملفات التي المراد أرشفتها عن طريق اختيار أحد الخيارين التاليين، (Apply changes to this folder only) أو (Apply changes to this folder, subfolders and files).
أرشفة الملفات في أجهزة الماك
في إمكان المستعملين أرشفة الملفات بشكل إلكتروني أجهزة الحواسيب الخاصة بهم، التي تعمل وفق نظام تشغيل ماك، عن طريق اتباع الخطوات التالية، حدد الملف الذي تريد أن تؤرشفه ثم اضغط على قائمة (File)، بعدها انقر على اختيار (Compress folder)، ليجرى ضغط الملف وتوفير المساحة على القرص.
أرشفة البيانات في الفيسبوك وتويتر
يكون في مقدور المستعملين أرشفة البيانات التي تخص بحساباتهم على تويتر أو فيس بوك عن طريق السير وفق الاجراءات التالية، الأرشفة في فيسبوك: سجل الدخول إلى حساب الفيسبوك الذي تريد أن تؤرشف بياناته، ثم انقر على اختيار الحساب (Account)، بعدها انقر على اختيار إعدادات الحساب (Account Settings)، بعدها انقر على اختيار (Download Your Information).
أما بالنسبة للأرشفة في تويتر، سجل الدخول إلى حساب تويتر الذي تريد أن تؤرشف بياناته، ثم انقر على اختيار (Account)، ثم انقر على اختيار (Request your archive).
