نتحدث في هذا التقرير عن تحليل وتصميم نظم المعلومات إذ صار تواجد هذا النوع من الآليات البرمجية حاجة لا يمكن أن يستغني الإنسان عنها في كل أعمال المنشآت تزامنا مع تطور التكنولوجيا الضخم وثورتها التي لا مثيل لها في التاريخ البشري.
تحليل وتصميم نظم المعلومات
- احتلت نظم المعلومات مكانة رفيعة ورائعة في توفير المعلومات والاحتفاظ بها وجعل المستخدمين يستفيدون بها في كل المجالات، وبذلك يمكن أن يجرى تعريف نظم المعلومات بأنها عبارة عن منظومة تتشكل من عدد من السجلات والأشخاص والعمليات والبيانات سواء كانت يدوية أو غير يدوية؛ وتخضع البيانات والمعلومات فيها للمعالجة.
- يمكن أن يقول المستعمل إن نظم المعلومات جملة من العناصر المتناسقة والمتآلفة مع بعضها متمثلة وظيفتها في مسألة استقطاب وجمع البيانات، والتعامل معها وتخزينها ومعالجتها لتوزيعها مرة ثانية.
- لا يمكن ترتيب نظم المعلومات بالصدفة، لكن ذلك يجب أن يكون ناتجًا عن عمل تقني ومرتب للنظام، يستغرق دورة حياة تخص نظم المعلومات، وتعد عملية تحليل البيانات هي أولى الخطوات ، بعدها يمكن أن ننتقل أيها القارئ إلى مرحلة تحليل النظام وتحديد متطلباته وأي شيء يحتاجه إلى البناء، بعدها يمكن أن تدخل إلى مرحلة التصميم، ثم التكامل والاختبار، بعدها انتقل إلى الصيانة ثم التقييم.
تحليل نظم المعلومات
- يرتبط مصطلح تحليل النظم مباشرة بالعمليات التي جرى تنظيمها منطقيا وصاحبة العلاقة بحل المشاكل التي توجد في النظام، حيث يجرى تجزئتها وتفكيكها إلى عدد كبير من العناصر من أجل من كي يمكن إيجاد علاقة تبادلية تؤثر في كل عناصر النظام فيما بينها ومع البيئة أيضاً، وفي الإمكانية لجوء الشركة إلى محلل النظم ليجرى عمله في الكثير من الحالات.
- أي أن تحليل النظم لا يمكن أن يتم عند اندلاع أي مشكلة وحسب، إنما يمكن استعماله لتعظيم الأرباح، أو خفض قيمة التكلفة، كما يمكن أن يلجأ الشخص إذا واجه أي مشكلة برمجية؛ ومن ثم فإن عملية تحليل النظم بالكثير من المسميات ومنها دراسة النظم.
مراحل تحليل نظم المعلومات
- حدد احتياجات النظام، إذ أن المحلل في تلك المرحلة، هو عبارة عن الواجب التي يريد المستخدم أن ينفذها من النظام وأدائها عن طريق عدد كبير من الدراسات مثل تحليل المجالات الخاصة بالأعمال والوظائف، ومتطلبات المعلومات، وتحليل البيانات المجمعة، ودراسة قيود الأداء.
- حدد نطاق تحليل النظام الذي يعد تصويرًا للشكل الذي سيأخذه النظام، الذي يريد المستخدم أن ينشأه، ويكون هذا عن طريق تطبيق نقاط تفصيلية محددة في النظام الخاص بالدراسة وأيضا عملية التحليل، ومن أجل دراسة النظام الحالي بعدها حدد المشكلات المتمثلة في إجراء دراسات شاملة للنظام القائم مع وجوب أن يأخ المستعمل بعين الاعتبار المشكلات التي قد يواجهها.
- اجمع الحقائق والمعلومات صاحبة العلاقة بالنظام الذي تريد أن تحلله وتدرسه، وغالبا ما تكون من مصادر داخلية مثل المستندات والأفراد في المنشأة، وهناك ومصادر خارجية مثل
- العملاء والقوانين والمجلات والكتب، بعدها حلل تدفق المعلومات وسريانها، إذ أن محللي النظم يحاولون المرور بتلك المرحلة لغايات رصد المعلومات المطلوبة وتحديدها بالتعرف على من يحتاجها، وطريقة الحصول عليها، والهدف المراد الحصول عليها.
- حلل الأنشطة وعلاقتها بالمعلومات للحصول على كل المخرجات والمدخلات اللازمة للنظام وتحليلها؛ حيث يجب على محلل النظم ضرورة التعرف على جميع المخرجات المتوقع الحصول عليها من النظام وإعادة تقييمها، وفي النهاية يجب أن تحدد وتوصف دقيق للنظام المقترح معني بالوصف العميق للنظام ومتطلباته.
تصميم نظم المعلومات
- بعدما ننتهي من التحليل مرحلة وظيفتها أن ترتب لدى المحلل من مكونات وأجزاء ونظم فرعية وتركيبها لتشكل معًا هيكلا متكاملا، ويشترط به أن يحقق جميع الأهداف المنشودة من النظام.
- كما أنه في مقدور المستخدم تعريف تصميم النظم على أنه سلسلة من الإجراءات والممارسات المنظمة التي تستعمل من أجل إعادة ترتيب العناصر التي تتكون من النظام بأسلوب يتماشى مع مصلحة النظام ويكمله، ليصار إلى تحقيق أهداف محددة.
مراحل تصميم نظم المعلومات
- التصميم العام للنظام، هو التصميم المنطقي للنظام، إذ يحول المحلل المتطلبات إلى مواصفات مستواها كبير تصل بها إلى حد الكمال، وتعتمد تلك المرحلة على أن يعتبر النظام مجموعة من الأفكار ذات صيغة منطقية وتشمل الكثير من الأنشطة هي،
- تصميم المخرجات، تختص تلك المرحلة ببناء تصورات حول شكل المعلومات المراد استعمالها بالإضافة إلى حجمها، ويسوجب ضرورة رعاية كفاءة تلك التصورات تماشيا مع متطلبات المستفيدين منها، أما مرحلة تصميم المدخلات، فتشمل ضرورة رصد نوع البيانات الذي نريد أن ندخلها وأن ندمجها في النظام، بالإضافة إلى تصميم استمارات خاصة تعمل على إتاحة فرص تلقي البيانات المتاحة للإدخال.
- تصميم المعالجة، وهي عبارة عن عدد كبير من العمليات والإجراءات التي تخضع لها البيانات؛ إذ أن هذا عبارة عن التصنيف والفرز والتنظيم ليجرى بعد هذا تحويل المدخلات إلى مخرجات لديها القابلة التامة للاستعمال عن طريق المستفيد مع ضرورة أن نحرص على تحقيق رضاه، وهناك مرحلة تصميم قاعدة البيانات، المختصة بمناسبة البيانات المدخلة مع شاشات الإدخال شريطة أن تكون تختلف عن شكل شاشات الإخراج.
- مرحلة التصميم المادي، هي عبارة عن خطوة انتقالية تخص التصاميم من كونها منطقية إلى مادية؛ بعدما يحدد المستعمل المواصفات التفصيلية التي نرغب في توفيرها بالبرمجيات والأجهزة المطلوبة، كما يجب أن نحدد منطق المعالجة ووسائل الإخراج والإدخال أيضاً، وتشمل تلك المرحلة عددًا كبيرًا من الأنشطة، وهي:
التصميم الفيزيائي للمخرجات
- التصميم المادي لقاعدة البيانات، وذلك عن طريق تحديد الأشياء التي تتلائم مع العمل من حزم برمجيات؛ كما يجب أن نشرع بتنفيذها وتحديد حجم الملف المراد استعماله، والسعة الاستيعابية الخاصة به من عدد التسجيلات، بالإضافة إلى ضرورة العمل على قياس معدل استعمال الملفات وعمليات تحديثها.
- كما يجب أيضًا أن نأخذ بعين الاعتبار تكلفة تحديث الملفات، والطرق الأفضل في تنظيم تلك الملفات، أي بما معناه أن السجلات و الملفات محط اهتمام تلك المرحلة، وكل الذي يتعلق بها من علاقات بين أساليب والسجلات واسترجاع للمعلومات.
- تصميم عمليات المعالجة، يجب أن يحذر المستعملخلال عملية انتقاء برامج التشغيل والتطبيقات ونظم إدارة قواعد البيانات، كما يجب أيضًا أن نهتم بنوعية المعالجة التي نريد أن ننفذها على البيانات بما يتناسب مع متطلبات المستفيد والأهداف المنشودة من النظام، وهناك أيضًا التصميم المادي للمدخلات، وهي عبارة عن تصميم كل نماذج الإدخال، والأساليب المستعملة في تسجيل البيانات، وتحديد الوسائط المادية التي تنفذ دورها في دمج وجمع نماذج البيانات فيها.
